Case Story: Universitäts- und Landesbibliothek Tirol
Vielfältige Vorteile von der Automatisierung der Rückgabe
„Die Zusammenarbeit mit Lyngsoe Systems war sehr serviceorientiert. Sowohl bei der Planung als auch bei der Umsetzung konnten wir uns auf die professionelle und kompetente Beratung verlassen.“
Mag. Monika Schneider-Jakob MAS, Kundenservice und Öffentlichkeitsarbeit, Services für ÖBs (Leitung)
Bibliotheksausbildung / Universitätslehrgang Library and Information Studies MSc (org. Leitung)
Über die Bibliothek
„Medienkompetent seit 1745“ – als drittgrößte Bibliothek Österreichs unterstützt die Universitäts- und Landesbibliothek Tirol mit einem breitgefächerten Angebot an physischen und elektronischen Medien Forschung, Lehre sowie Studium und spiegelt als Tiroler Landesbibliothek auch die regionale Literaturlandschaft wider. An insgesamt sieben Standorten im Stadtgebiet Innsbrucks bietet die Universitäts- und Landesbibliothek Tirol Raum für Begegnung und Austausch und baut Brücken zwischen Vergangenheit und Gegenwart. Weit mehr als zwei Millionen Bibliotheksbesuche und über 350 Öffnungstage machen den Standort zu einem zentralen Wissens-, Bildungs- und Informationsknotenpunkt in Tirol.
Die Herausforderung
Mit der baulichen Erweiterung der Hauptbibliothek durch den 2009 fertig gestellten 4.000 qm großen Neubau bestand für die Kundinnen und -kunden die Möglichkeit, Medien aller sieben Standorte der ULB Tirol an sieben Tagen die Woche von 8 bis 24 Uhr über Rückgabeklappen mit Rutschen und gefederten Bücherkisten zu retournieren. Die Medien wurden von Bibliothekspersonal manuell sortiert und zurückgebucht, die Bestätigung der Rückbuchung zeitversetzt per E-Mail zugestellt. Trotz mehrfacher hausinterner Optimierung konnte die von den Architekten geplante und umgesetzte Lösung aus logistischer und ergonomischer Sicht langfristig nicht zufrieden stellen, der Wunsch nach einer automatisierten und damit effizienteren und strafferen Vorgangsweise stand lange Zeit im Raum.
Die Lösung
Eine Adaptierung musste finanziellen, baulichen, feuerpolizeilichen, nutzerfreundlichen und bibliothekarischen Ansprüchen entsprechen.
In Zusammenarbeit und nach intensiver Planung mit Lyngsoe Systems wurden die Rückgabeklappen durch zwei Rückgabeautomaten Lyngsoe Library Mate™ 1200 ersetzt. Durch die angeschlossene Sortieranlage Lyngsoe Sort Mate™ 2000, mit 10 Sortierzielen, davon 8 für Lyngsoe Ergo Trolleys™, 1 für Lyngsoe Ergo Box™ und einen Überlauf werden die retournierten Medien nun in Auffangbehältern nach Teilbibliotheken und Magazinen sortiert. Eine „Ampel“ im Schalterbereich informiert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kundenservice umgehend über den aktuellen Rückgabe-Stand und die Notwendigkeit, die Trolleys zu leeren.
Vorteile
Die Anfang 2018 in Betrieb genommene Anlage erleichtert den bibliothekarischen Tagesablauf beträchtlich:
- Arbeitsabläufe, die vorher mit viel Personaleinsatz abgewickelt wurden, konnten gestrafft werden. Die automatische Rückbuchung und anschließende Sortierung nach Standort der einzelnen Medien, stieß bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ebenso auf Zuspruch wie das ergonomische Arbeiten.
- Für Bibliothekskundinnen und -kunden hat die Automatisierung den Vorteil einer schnelleren Verfügbarkeit von Medien, den sofortigen Erhalt der Quittung und eine Rückgabe auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten des Kundenservice.
- Darüber hinaus sorgt die medienschonende Rückgabe für weniger Reparaturen bzw. Neueinkäufe und senkt somit auch Ausgaben.
"Kurz nach Eröffnung der Anlage konnten wir diese übrigens mit einem „behind the scenes“-Video https://www.facebook.com/ULBTirol/videos (©Jonas Grasberger) vorstellen.“
Mag. Monika Schneider-Jakob MAS
Kundenservice und Öffentlichkeitsarbeit, Services für ÖBs (Leitung) Bibliotheksausbildung / Universitätslehrgang Library and Information Studies MSc (org. Leitung)