Das Schieben schwerer Bücherwagen ist nun endgültig passé

Ausgangslage

Die Vorplanungen für die Einführung einer Selbstverbuchung liefen seit 2008, doch erst Jahre später konnte die grundlegende Modernisierung* der Stadtbibliothek Aachen realisiert werden (Mit der Einführung der neuen Technik ging parallel eine bauliche Umgestaltung des Eingangsbereiches und eine Renovierung des Erdgeschosses einher). Das Land NRW förderte die Einführung der Selbstverbuchung und die damit verbundenen baulichen Veränderungen finanziell. Während vielerorts andere Bibliotheken bereits Erfahrungen mit Selbstverbuchungsanlagen sammeln konnten, oder gar das „End-of-life“ ihrer Geräte verkraften mussten, konnte die Stadtbibliothek Aachen auf den Erfahrungen aufbauen. Zwischenzeitlich hatte sich die Technik weiterentwickelt und die Marktlage der Anbieterfirmen gesetzt. Trotz des relativ späten Umstiegs von Thekenverbuchung auf RFID profitierte also die Stadtbibliothek Aachen.

Bei der Suche nach passgenauen Lösungen, sollten die Abläufe der Medienverbuchung vereinfacht und beschleunigt werden. Mit RFID-Zutrittskontrollen sollten zukünftige Entwicklungen wie flexiblere Öffnungszeiten (Open Library) grundsätzlich möglich sein. In der Konzeptionsphase hatten sich die Überlegungen nach Ergonomie als unverzichtbare Voraussetzung herausgebildet. Viele Anwendungsbibliotheken setzen für die Sortierung der Medien Bins, also Auffangbehälter, als Sortierziel ein. Hier muss das Personal die zurückgegebenen Medien noch mal auf Rollwagen umlagern. Die Bücherhallen Hamburg hatten bereits eine Sortieranlage mit Stapelbücherwagen im Einsatz, auf denen die Bücher schonend und aufgereiht abgelegt werden und die dem Personal eine rückenschonende Rücksortierung am Regal ermöglicht. Nach dem Lesen unterschiedlichster Erfahrungsberichte, den Kontakten zu anderen Bibliotheken und der Einschätzungen aus der Bibliotheks-Community, verfestigte sich der Wunsch, so etwas auch in Aachen einzuführen. Der Transport und die Rückbuchung der Medien sollte zügig und stabil laufen und differenziert vorsortiert werden. Bei all diesen Überlegungen wurde das Planungsteam von dem stadtinternen Projektlenkungsausschuss unterstützt. Das ist ein Gremium aus Vertretern verschiedenster Ämter, dem Arbeitsschutz sowie weiteren mitbestimmungspflichtigen Gremien. So wurden diese Anforderungen letztlich in der europaweiten Ausschreibung formuliert.

Ausgeschrieben waren mehrere RFID-Pads, eine Rücksortieranlage mit 17 Sortierzielen, angeschlossenen 13 Stapelbücher- und Austauschwagen, zwei Rückgabeterminals, eine Außenrückgabe, vier höhenverstellbare Verbuchungsstationen sowie ein Sicherungsgate mit integrierter Besucherzählung. Die Firma Lyngsoe Systems erhielt den Zuschlag.

Stufenweises Vorgehen: Konvertierung des Medienbestandes, Installation der RFID-Komponenten, schrittweise Inbetriebnahme

Zusammen mit dem städtischen IT-Dienstleister, der Bibliothekssoftware-Firma und städtischen Vertretern wie dem Gebäudemanagement und einem externen Architekturbüro wurden die notwendigen Vorarbeiten geplant. Das Zusammenspiel brauchte von allen Seiten Offenheit, Vertrauen und Flexibilität.